Coffre-fort pour vos documents électroniques

L’usage du traitement dématérialisé de documents est aujourd’hui incontournable (Marchés publics, délibérations, factures, courriers, courriels, bulletins de paye, contrats, résultats d’analyse...). Il nécessite d’être en capacité de produire, le cas échéant, la preuve irréfutable et intangible de l’existence d'un document nativement électronique, alors que celui-ci n’existe pas, juridiquement parlant, sous forme papier. OK-ARCHIVE répond à ce besoin en intégrant toutes les contraintes légales et technologiques qui s’appliquent à vos processus métiers, et en assurant la pérennité de vos documents à valeur probante.

Authentification, non répudiation et intégrité de vos documents

Conformément au cadre juridique défini par le Législateur, OK-ARCHIVE vous garantit l’authentification de toute personne qui accède à vos documents. Toute action est imputable, dans le temps, à un acteur identifié. Par ailleurs, aucun destinataire ne peut réfuter - ou répudier- la valeur probante de vos documents. Enfin, l’intégrité physique de votre document est garantie par un double système d’empreinte qui prouve la conformité du dépôt initial que vous avez effectué, en amont, dans votre coffre fort électronique.

Accessibilité rapide à toutes vos archives

OK-ARCHIVE vous permet de créer et gérer votre propre plan de classement au sein de votre salle des coffres ou d’un coffre fort électronique particulier. En permanence et facilement, l’utilisateur, s’il y est autorisé, peut accéder à ses documents. Il bénéficie, de plus, de critères de recherche personnalisables.

- Gestion des plans de classement
- Gestion des durées de conservation
- Capture de document unitaire, par API ou par lot
- Critères d'indexation personnalisables
- Génération et vérification des preuves d'archivage numérique
- Protection contre les destructions et les modifications
- Format d'archivage ouvert et garanti 100% réversible
- Génération de facsimilés certifiés conformes
- Gestion multi-coffre par nature de documents
- Indexation et recherche par mots clés
- Interface simple par web service SOAP
- Pas de limitation dans la taille des documents
- Export des données archivées
- Traçabilité complète de la vie des données

- Création de nouveaux coffres
- Gestion des profils utilisateur
- Gestion des profils auditeur
- Opérations d'export de documents (pour archivage secondaire, réversibilité, ...)
- Gestion d’alertes en cas d’interruption lors du déroulement d’un processus
- Gestion les profils administrateur
- Gestion des méta-données utilisateur
- Opérations de purge suivant les classes de durée de vie des documents
- États statistiques sur les ressources consommées/disponibles

- Horodatage distant apposant une date certaine d'évènement ou d'action
- Transfert des traces juridiques régulier paramétrable vers les serveurs Omnikles
- Gestion d’un carnet de contact pour les alertes
- Journalisation des alertes
- Conservation des Traces Juridiques des documents, des évènements et des actions
- Garantie de l’intégrité des documents dans le temps