Préparation et suivi de vos transmissions à la préfecture

OK-ACTE centralise l'ensemble de vos actes dématérialisés et papier en un point unique pour envoi au contrôle de la légalité. Il intègre un circuit de validation paramétrable afin de se plier à votre organisation. Vos documents papiers peuvent être numérisés afin d'être également transmis par voie dématérialisée. Il vous est ainsi possible d'avoir une vue générale sur l'ensemble des actes en cours en un point unique.

Intégration native au sein du protocole ACTES

OK-ACTE gère la transposition entre vos nomenclatures de document et celles propres aux préfectures, de façon automatique, tout en permettant une intervention manuelle. Les éléments échangés sont gérés au sein de l'application. Elle intègre les accusés de réception et les demandes générées par la préfecture. L'intégration et le support du protocole ACTES sont ainsi complets.

Gestion complète des processus de transmission

OK-ACTE intègre la chaîne complète de traitement des actes en incluant la collecte en provenance des applications métier (délibérations, RH, ...). Des connecteurs facilitent l'intégration à l'existant. La gestion de la publication et de l'affichage est également intégrée dans l'application. La transmission auprès des services pour exécution se fait également au sein de l'application. Enfin, OK-ACTE est connecté de façon automatique à la solution d'archivage électronique OK-ARCHIVE pour la conservation légale des actes.

OK-ACTE : Un service web adapté

Le dispositif OK-ACTE est disponible à partir d'une plateforme mutualisée ou dédiée.

1 - Plateforme mutualisée, vous accédez au service de transmission électronique des actes au travers du portail www.controlelegalite.com et privilégiez la simplicité de déploiement et d'exploitation.

2 - Plateforme dédiée, vous contractualisez avec Omnikles, la mise en place de votre plateforme dédiée. Vous privilégiez la propriété pour votre communauté.

Le dispositif OK-ACTE est homologué par le ministère de l'intérieur pour la télétransmission des actes à la préfecture.

OK-ACTE est en conformité avec les caractéristiques définies dans le cahier des charges du programme ACTES (aide au contrôle de légalité dématérialisé).

- Création et modification d’acte (papier ou bureautique)
- Signature d’un acte
- Envoi d’acte
- Demande d’annulation d’acte
- Recherche multicritères
- Suivi des envois
- Contrôle des formats de document (pdf, png, jpg, XML)
- Tableau de bord de suivi des Actes
- Prise en compte des échanges avec la préfecture (lettre d'observation, demande de pièces complémentaires...)
- Import de pièces depuis OK-MARCHE (plateformes dédiées, plateformes mutualisées, www.achat-national.com, www.achat-hopital.com)
- Import d’acte depuis une application tierce
- Transformation fichier texte en PDF
- Saisie rapide en masse des actes
- Workflow de validation
- Demande de codification
- Rendu des A/R sous forme de tampon numérique

- Paramétrage de l’organisme
- Gestion des services
- Gestion des droits
- Paramétrage de la trans-codification
- Journal des traces d’activité

Avec OK-ACTE vous disposez d'un outil vous assurant la tracabilité complète des évènements réalisés.
De plus, chaque action majeure dont notamment la génération de la preuve de reception et d'acceptation de la part de la préfecture est recevable juridiquement.

- Horodatage distant apposant une date certaine d'évènement ou d'action
- Gestion d’un carnet de contact pour les alertes
- Journalisation des alertes
- Conservation des traces juridiques des documents, des évènements et des actions
- Garantie de l’intégrité des documents dans le temps